TALLER 11-12 ALISTAR LOS PEDIDOS DE LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN DE ACUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES Y POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN

GUIA DE RESULTADOS N° 11- 12 

COMPETENCIA:

inventariar los materiales, equipos y elementos teniendo en cuenta las políticas organizacionales 

RESULTADO:

Alistar los pedidos de las diferentes áreas de la organización junto con la documentación de acuerdo con las normas contables y políticas de la organización.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

Ejecutar las buenas prácticas de almacenamiento de acuerdo a los sistemas de información de la organización 

Antes de salir a comprar el mercado de tienda y de plaza para su casa usted hace una lista de los productos necesarios para su casa?

RT: Sí

•             ¿Confronta la importancia que tiene en comprar algunos productos que no necesita y si aumentara su costo de vida?

RT: Sí, hago un balance de lo necesario

•             ¿Cómo controla que los productos nuevos se gasten después que los que usted ya tenía?

RT: los guardo, y termino de gastar los anteriores para no generar desperdicio  

•             ¿Cómo determina cuales productos necesitan refrigeración?

RT: los productos fríos, y los que que traen indicación de refrigeración

•             ¿Cómo determina en donde guarda el jabón y en donde guardar el pan?

RT: el jabón no puede estar al lado de alimentos, así que en una alacena y el pan en un están aparte

•             ¿Qué pasaría si usted guardara los anteriores productos en la misma parte?

RT: las moléculas de jabón contaminan el pan y este podría ser toxico

•             ¿Qué higiene debe tener usted a la hora de guardar y manipular los productos que son para

RT: las manos limpias, y debo limpiar correctamente el lugar en que los productos estarán

•             ¿Cómo distribuiría usted los espacios de su nevera para almacenar el mercado de plaza de lácteos y de carnes?

RT: en la parte de debajo de la nevera productos de plaza, los lácteos en la parte de la puerta y las carnes en el congelador

•             ¿Qué embalaje o empaque le gusta para los productos que compra?

RT: un empaque grueso, que se note que los productos están bien protegidos y que no tienen riesgo de romperse fácilmente

•             ¿Cree usted que debemos conocer medidas de seguridad al manipular los electrodomésticos de la casa?

RT: Sí, una guía de seguridad es importante para evitar accidentes y prevenir que nuestros alimentos u objetos de casa se dañen rápidamente 

CONTEXTUALIZACIÓN :

•        ¿Qué es zonificación de un almacén?

RT: es una estructura diseñada para almacenar mercancía paletizada, o sea puesta sobre un palet. Están compuestas por puntales fijados al suelo y arriostrados (entrelazados) entre si formando escalas, y por largueros horizontales que conforman niveles de carga.

•    ¿Que son materiales, productos en proceso y productos terminados?

RT: Un material es un elemento que puede transformarse y agruparse en un conjunto. Los elementos del conjunto pueden tener naturaleza real (tangibles), naturaleza virtual o ser totalmente abstractos.

- los productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado.

-los productos terminados son los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos.

• ¿Cómo se clasifican las existencias en una empresa?

RT: Así pues, dentro de esta agrupación encontraremos:

·         las mercancías adquiridas para vender (con o sin transformación),

·         los productos que se encuentran en el curso de fabricación o producción,

·         los productos terminados elaborados por la propia empresa 

·         las materias primas necesarias para desarrollar el proceso productivo.

•        ¿Qué condiciones ambientales debe poseer el sitio para la conservación y almacenaje de existencias?

RT: el diseño y distribución del sitio es fundamental; debe haber estanterías para la conservación y almacenamiento del producto. Debe haber orden y aseo para elevar la productividad y evitar negativos accidentes. La limpieza en las bodegas es importante para la salud y seguridad de los productos. La iluminación tiene una importancia especial ya que contribuye al bienestar de los obreros y es necesario para el cumplimiento de la labor, puede ser natural o artificial.

La temperatura es el factor mas importante ya que todos los productos a conservar y almacenar requieren un ambiente con temperatura controlada.

•   ¿Qué significa  temperatura, luz, higiene y limpieza?

RT: Temperatura Es el factor más importante ya que todos los productos a

conservar requiere un ambiente con temperatura contralada.• Temperatura

ambiente: 15°c hasta 30°c y se contrala entre 22°c• T. lugar fresco: 8°c-

15°c• Refrigerado: 2-8°c nevera• Congelación: -10 y -20°c

Iluminación: tiene una importancia especial, pues

contribuye al bienestar delos obreros y es necesario para el cumplimiento

del trabajo. La iluminación puede ser de dos tipos: natural y artificial. La

iluminación natural bien aplicada es la ideal, de ahí que la luz al penetrar en

un almacén desde las ventanas y las puertas es siempre la mejor, no

obstante, todo almacén debe proveerse además de un sistema de

iluminación artificial.

Higiene  es el conjunto de procedimientos destinados a controlar

los factores ambientales que pueden afectar la salud en el ámbito de

trabajo. Se entiende por salud al completo bienestar físico, mental y social.

Las compañías tienen que realizar tomas de muestras y mediciones

periódicas para verificar el nivel de los agentes contaminantes en el

ambiente.

Limpieza de almacén puede ser una tarea ardua. Desde desengrase y

limpieza de equipo pesado, envasado de alimentos, y equipo de

procesamiento para lavado y desengrase el suelo del almacén.

•        ¿Cuáles  son las normas básicas de seguridad industrial?

RT: Para una buena seguridad industrial necesaria seguir el siguiente decálogo

·         . El orden y la vigilancia dan seguridad al trabajo. Colabora en conseguirlo.

·         Corrige o da aviso de las condiciones peligrosas e inseguras.

·         No uses máquinas o vehículos sin estar autorizado para ello.

·         Usa las herramientas apropiadas y cuida de su conservación. Al terminar el trabajo déjalas en el sitio adecuado.

·         Utiliza, en cada paso, las prendas de protección establecidas. Mantenlas en buen estado.

·         No quites sin autorización ninguna protección de seguridad o señal de

           peligro.

• ¿Qué es almacenamiento técnico?

RT: La gran mayoría de las empresas requieren de un sistema de almacenamiento, que facilite y agilice la distribución de sus productos. En el caso, de que una empresa conociera con seguridad sus productos, mismos que podrían suministrarse instantáneamente, no sería necesario un sistema de almacenamiento. Sin embargo, las grandes y pequeñas empresas se ven forzadas a implementar sistemas de almacenamiento a base de inventarios. Estos sistemas generan un gasto extra a la empresa que justifica los costos de transportación y producción.

•   ¿Cómo debe ser la distribución de los espacios para el almacenamiento de materiales, equipos y elementos de una organización?

RT: a distribución de materiales, elementos y equipos se convierte en una actividad relevante, ya que a través de ella se está garantizando que todos los puestos y áreas de trabajo de la organización puedan realizar sus tareas sin inconvenientes por falta de entrega oportuna de los mismos.

La distribución incluye desde la recepción de las solicitudes y pedidos de las diferentes áreas de la organización, la verificación de existencias, el alistamiento de pedidos, la distribución en el lugar y tiempo programados y finalmente el trámite de las devoluciones a que hubiere lugar. Lo anterior implica tener un dominio completo del proceso que a estas alturas de su formación ya usted debe haber alcanzado.

•     ¿Qué clase de  señalización deben  tener  los espacios  para el almacenamiento de materiales, equipos y elementos de una organización?

                    RT: Señalización óptica Es el sistema de señalización que se basa en la apreciación de las formas y los colores por medio del sentido de la vista. Incluye:

Ø  Señales de seguridad

Ø  Colores de señalización

Ø  Balizamiento

Ø  Iluminación de emergencia

Señalización acústica: Se basa principalmente en la emisión de ondas sonoras que son recibidas por el oído en forma instantánea (alarmas,timbres, altavoces, etc.) y que, de acuerdo a códigos conocidos, informa de un determinado mensaje a las personas. Se usa principalmente para dar a conocer diferentes tipos de alerta en la empresa, en casos de emergencia.

Señalización Olfativa: Utiliza las propiedades odorantes que poseen ciertos productos para estimular las neuronas olfativas, a fin de combinarlos con otros productos determinados poderlos detectar. Por ejemplo al gas natural in-olor se le agrega un producto oloroso con el fin de ser detectado en caso de fuga.

 Señalización Táctil: Se basa en las diferentes sensaciones experimentadas cuando se toca algo con cualquier parte del cuerpo.

SEÑALES DE SEGURIDAD Son aquellas que resultan de la combinación de una forma geométrica, un color y un símbolo o pictograma, con un significado determinado en relación con la información que se quiere comunicar de forma simple y rápida.

•     ¿Cuáles son las características específicas de los materiales?

RT: -Densidad: Nos indica la relación entre la masa de un material y el volumenque ocupa.

 -Volumen específico: Inverso a la densidad

 -Peso específico: Nos indica la relación entre lo que pesa una determinada

sustancia y el volumen que ocupa

 -Resistencia Eléctrica: Oposición que ofrece un material al paso de la

corriente eléctrica. Dentro de esta está la resistividad; Resistencia al paso

de la corriente eléctrica de un material de 1 m de largo y 1 m2 de sección.

 Ópticas: Nos indican el comportamiento de un material cuando sobre ellos

incide la luz; Transparentes, Traslúcidos y Opacos

•        ¿Para qué se utilizan los materiales, equipos y elementos de una empresa?

RT: Los avances materiales radicales pueden conducir a la creación de nuevos productos o incluso nuevas industrias, pero las industrias estables también emplean materiales científicos para hacer mejoras incrementales y solucionar problemas con los materiales utilizados actualmente.

•   ¿Qué es un embalaje y su clasificación?

RT: Los embalajes son entendidos como aquellos contenedores que son utilizados para conservar, exhibir, movilizar, entre muchas otras funciones, las mercancías. Pueden ser clasificados según lo que transportan:

Primario: este tipo de embalaje se encuentran en contacto directo con la

Mercancía

 Secundario: su función es transportar aquellos productos que ya se

encuentran dentro de su embalaje primario.

 Terciario: son utilizados para movilizar muchos de los embalajes de tipo

secundario.

•    ¿Cuáles son los objetivos, principios y responsabilidades de los inventarios de  una empresa?

RT: OBJETIVOS: proveer o distribuir adecuadamente los materiales de la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado para asi evitar aumento de costos o pérdidas de los mismos.

PRINCIPIOS: equilibrado. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente, al delegar autoridades es necesario establecer mecanismos para verificar.

De la oportunidad. El control que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes que efectue el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

RESPONSABILIDADES: comparar contra listado el inventario físico selectivos y hacer los ajustes correspondientes. Planificar y ejecutar inventarios físicos con los proveedores de las casas comerciales y los responsables de todas las tiendas.

•  ¿Cuáles son las herramientas de control para materiales, equipos y elementos de una empresa?

RT: Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las empresas:

-Unas que sirven para conocer el estado económico, y se llaman informativas.

-Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las políticas empresariales, y se llaman correctivas

Entre las herramientas informativas tenemos.

-La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situación económica de la empresa en un momento dado.

-La Estadística: que es un conjunto de métodos que ayudan en la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre.

Ejemplo1, progreso en las ventas.

Disminución de la producción.

Entre las herramientas correctivas tenemos:

-Control Presupuestario: esta herramienta nos sirve para detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado.

-Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y además controla que se respeten los principios contables generalmente aceptados.

Ejemplo: Valor de los inventarios.

-Control de Calidad: se inspecciona la calidad de las unidades producidas por la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de producción o mediante inspección del producto terminado o sea, al final del proceso.

Además de las herramientas ya anotadas  recordemos que en las cooperativas existen organismos de control, elegidos en Asamblea General por los socios, como son la Junta de Vigilancia y el Auditor, además todos los afiliados tienen derecho a solicitar se les permita revisar los libros y estados financieros de la empresa.

•      ¿Cuáles son las técnicas para el registro de la información de la entrada y salida de materiales  en el almacén de una empresa?

RT: Como comprobante para el ciudadano, se emite el justificante del registro, según el formato que se haya definido previamente.

Para tener controlada la información de los registros realizados, la solución proporciona la hoja de entrada de los asientos realizados en el día por una unidad de registro determinada, desde la cual se pueden hacer informes personalizados y filtros, en función de la unidad de registro destino o fecha de entrada. a solución tramita la documentación registrada, establece los criterios de distribución que pueden realizarse en función del tipo de documento y distribuye el asiento registral a las unidades de registro. Además, permite trasladar un registro, de una unidad a otra unidad sin pasar por el Registro General, o rechazarlo. Para llevar un control total, todos los movimientos del registro de entrada quedan recogidos en un histórico.

Los registros de salida parten, también, de un formulario de datos personalizable para que se adecue a las necesidades de cada organismo y este registro de salida se puede realizar directamente desde los departamentos que rellenan e incluyen el documento de forma electrónica o digitalizándolo.

•       ¿Cuál es el manejo administrativo que se debe tener en cuenta en la distribución, planeación y entrega de materiales en una empresa?

RT:   Movimiento 

                            *Lugar

                            * Tiempo

*  Espacio

*  Cantidad

El manejo de materiales debe asegurar que la partes , materias primas , material en proceso productos terminados y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro .

Cada operación del proceso requieren materiales y suministros a tiempo en un punto en partículas , el eficaz manejo de materiales se asegura de que los materiales serán entregados en el momento y lugar adecuado , así como, la cantidad correcta.

•   ¿Cuáles son los fundamentos principales de servicio al cliente?

RT:
1. Actitud positiva: 
Demuestra entusiasmo, predisposición a que las cosas sí pueden hacerse.

2. Sistema de creencias: 
El cliente primero: ubica en primer lugar las necesidades de los clientes, se asegura que las necesidades de los clientes se satisfacen.

3. Confiabilidad: 
Se toma su tiempo para hacer un buen trabajo, hace lo que es mejor en lugar de
hacer lo que es más fácil.

4. Respuesta personalizada: 
Se esfuerza por comprender las preferencias y expectativas de los clientes, toma en cuenta la situación del cliente al proveer información.

5. Respeto básico: 
Muestra cortesía, respeta las necesidades de los demás.

6. Recursos: 
Resuelve problemas, sugiere alternativas, flexibiliza las reglas cuando es apropiado
para resolver o evitar problemas.

7. Orientado a la gente: 
Toma la iniciativa para establecer rapport, demuestra interés personal en
la gente haciendo contacto visual, sonriendo, llamando a la persona por su nombre, se esfuerza por hacer sentir cómodo al cliente.

8. Perspicacia profesional: 
Trata de conocer lo máximo posible sobre cuestiones relacionadas con su trabajo para servir al cliente, si carece de conocimientos, sabe a quién contactar para
obtenerlos.

• ¿Formas de alistamiento de los pedidos en una empresa?

RT: Los pedidos hacen relación a una solicitud de mercancía por parte de un cliente a un proveedor, previo análisis de necesidades y requerimientos por parte del cliente, además de un estudio previo de conveniencia del proveedor que le va a suministrar los productos requeridos.

El pedido puede formalizarse por vía telefónica, medio escrito (carta, correo, fax o nota de pedido) o por medio de un agente comercial

•    ¿Cómo se recepcionan las solicitudes de pedidos en una empresa?

RT: Descripción

 Al llegar un pedido de proveedor a los almacenes, se comprobará si los datos son correctos, y se procederá a su recepción.

Elementos de información:

Formularios:

·         Datos del Pedido a Proveedor

·         Datos del Almacén

Listados:

*  Listado de Líneas del Pedido a Proveedor

*  Listado de Almacenes

Acciones:

*  Incorporar pedido de proveedor

•     ¿Qué factores se deben tener en cuenta para alistar los pedidos generados en una empresa?

RT: Tipo de Producto

En esto se debe tener en cuenta si el producto es duradero o perecedero. En el caso de duraderos no habrá mayor problema para comprarlos, pero la base para hacerlo es tomar en cuenta las necesidades de producto para poder cubrir las ventas que se tienen, es decir comprar la cantidad necesaria para abastecer el mercado, ya sea produciendo la mercadería o los artículos terminados que hay que vender.

Tiempo de entrega

En primer lugar debemos tener presente que debemos adquirir, ya sea producto para la venta o materias primas o materiales para producir, y evitar desabastecimiento, tanto para la planta de producción o para la venta en la plaza (la base del consumo es la venta presupuestada).

El objetivo principal es no desabastecer el mercado y atender el presupuesto de lo que se venderá en el mercado. Debemos tener presente esto para establecer la cantidad a pedir cada vez que se coloca un pedido.

Necesidad del pedido

Esto sucede cuando no hay artículos terminados para la venta o falta de materiales para la producción. Muchas veces esta situación se puede presentar por algunas circunstancias, tales como:

el aumento de la demanda del producto, para la cual no se estaba preparado, y ese aumento se puede deber a factores exógenos, ajenos a nuestro control, como por ejemplo, que nuestra competencia tiene problemas de abastecimiento en el mercado y por lo tanto, los consumidores buscan productos sustitutos y compran el nuestro.

 Atraso en la entrega de lo solicitado y también pueden haber factores exógenos, tales como una huelga en algún punto de la ruta que trae nuestro producto o atraso en la entrega de nuestro proveedor.

Mantenimiento del inventario

En esto se debe tener en cuenta el costo de mantener existencias en bodegas y sobre todo no incrementar esos costos innecesariamente, pues cuando pedimos en exceso, estamos llenando innecesariamente el almacén con cantidades de productos de más a lo que se va consumir en cierto período, por lo tanto se debe pedir solamente lo necesario para utilizar en las ventas o en la producción.

Período de compra

Este factor muchas veces está ligado con las cosechas.

En El Salvador, podríamos tomar como ejemplo las compras de productos agrícolas, tales como la caña de azúcar, que utilizan los ingenios de azúcar; la cosecha de café que compras los beneficios de café; el maíz, frijoles, etc. Las empresas que compran determinadas materias primas deben estar informadas de la cantidad que se estima se va a producir a nivel nacional en el año, para estimar lo que pueden comprar para sus intereses.

Promedio de las compras

Este factor se toma en cuenta para analizar si se está comprando de más o de menos, es decir, cuando se nos indica colocar un pedido por cierta cantidad de determinado producto, se debe revisar cual es el promedio histórico que se tiene de la adquisición de ese producto. Este promedio ayudará a que se pida una cantidad lógica, evitando escasez o exceso.